一、亂傳連結會出事啦！權限設定才是保命符耶
以前的我根本就是個豬隊友屬性啦！每次分享文件，都直接丟個連結給對方，還覺得自己超有效率。記得之前幫學校社團整理營隊報名表，為了圖方便，直接把Google Drive連結丟到LINE群組，連權限都懶得設定。結果營隊結束後，學弟妹傳截圖給我，才發現有校外人士不知怎麼拿到連結，把報名表裡大家的手機號碼、學號全都複製走了！社團幹部們嚇到趕緊聯絡學弟妹提醒資安風險，還被學姊罵到臭頭。
現在才驚覺，很多雲端空間預設的分享權限根本就是「全線大開放」欸！這就好像家門鑰匙隨便亂丟，任何人都能直接闖進來亂翻你的東西…後來在公司幫主管處理客戶合約，用OneDrive分享時，一樣傻傻沒設定權限，幸好同事眼尖提醒，不然客戶的聯絡資訊、合約金額就要外流，搞不好還要吃上洩密官司！從此之後，我再也不敢小看雲端分享的權限設定了！
正確做法大公開：
• Google雲端硬碟：分享之前，一定要把權限改成「知道連結的人」，千萬千萬不要選「公開」喔！我之前幫教授整理報告，就是沒注意到這點，結果全班同學都能偷看教授的批改意見，當場尷尬到我好想挖個洞直接躲進去。
• OneDrive：除了設定存取權限之外，還能打開「進階防護」，像什麼限制下載、設定連結有效期限，到期就自動失效，超級安心啦！
• 咱台灣人很愛用的Box：分享的時候，記得勾選「需要密碼」，最好再搭配「單次存取」功能，這樣對方就只能看一次，再也不用怕連結被瘋狂轉傳啦！
二、PDF本身就有防護術耶！雙重保險才夠穩當
很多人都不知道欸！PDF文件本身就有超級實用的加密功能喔！就算連結不小心外流出去，沒有密碼根本就打不開，直接把那些想偷看的人通通拒於門外～
手把手教學時間到：
1.Adobe Acrobat DC：打開文件之後，點選「保護」，然後設定打開密碼和編輯權限。之前幫朋友處理簽約文件，就靠這個功能避免條款被偷偷修改，真的超級好用啦！
2.Mac內建預覽程式：選擇「檔案」→「輸出」，在視窗裡勾選「加密」，輸入密碼存檔就大功告成啦！學生族寫報告也能用這招，再也不用怕期末作業被偷抄～
3.與常用的WPS Office：在「工具」選單裡找到「文件加密」，除了設定打開密碼，還能限制列印、複製權限，打工人必備技能又+1啦！
三、選對雲端空間超級重要耶！安全度大評比
可不是所有的雲端空間都值得你託付終身啦！有些小眾平台連基本的加密都做不好，根本就等於是把文件赤裸裸地放在網路上…我特別整理了幾個咱台灣人常用的雲端空間，幫大家避避坑。
| 雲端空間 | 加密技術 | 隱私政策 | 獨家防護功能 |
| iCloud | AES – 256加密 | 符合GDPR規範 | 雙重認證、設備遠端清除 |
| 群暉Drive | 企業級加密 | 不販賣用戶資料 | 團隊權限管理、活動紀錄追蹤 |
| HiDrive | 銀行等級加密 | 台灣資安法規 | 防毒掃描、異地登入警示 |
真心建議大家：要是要儲存重要文件，優先選擇大廠或是在地的服務商啦！別為了多那幾GB的免費空間，就把身家性命都賭上去啊！另外，我最近也開始用 Incogni 幫我清掉外洩在各種資料庫上的個資，這招真的讚，省時又省心，配合雲端防護剛剛好，整套安全組合升級成功！
四、定期來個斷捨離啦！過期連結秒速回收
很多人分享完文件就丟著不管啦！但是那些舊連結可能永遠躺在別人的收藏夾裡面，成為一個潛在的危機…現在的我養成每個月定期做大掃除的習慣：
1.打開雲端空間的「已分享」頁面，把所有不再需要的連結全部刪掉；
2.檢查共享資料夾權限，確認有沒有陌生帳號混進來；
3.重要文件每三個月就換一次密碼，讓那些有心人士根本摸不著頭緒！
五、終極防護組合！加密軟體+實體備份
要是存的是合約、身分證影本這類機密文件，光靠雲端防護其實還不夠啦！教你們幾個超強的王炸組合：
• VeraCrypt：把PDF打包成加密磁碟，設定一個超強密碼，連雲端服務商也看不到裡面的內容喔！之前幫公司處理薪資資料，就是靠這招順利通過資安稽核～
• 外接硬碟：定期把重要文件備份到行動硬碟，然後放在家裡的保險箱。上次有個雲端空間突然當機，多虧有實體備份，才沒耽誤工作！
在網路上其實沒有絕對的安全啦，但是做好這些防護措施，至少能把風險降到最低！趕快打開你的雲端空間檢查看看，別等到出事了才後悔莫及。要是你們還有其他超實用的防護密技，歡迎一起交流喔！
文章由 Wing Digitals 提供